DOC360 - Gestión Documental para Distribuidores HORECA

Los principales dolores operativos de la distribución

En la distribución, los procesos manuales provocan errores documentales que cuestan dinero: facturas de proveedores mal gestionadas, descuentos perdidos, albaranes retrasados, devoluciones sin control y auditorías interminables.

Pedidos sin estándar

6 de cada 10 pedidos llegan en texto libre.
El tecleo manual consume entre 8 y 24 horas de back-office a la semana.
Un error de transcripción puede bloquear una entrega y generar devoluciones costosas.

Albaranes dispersos y en papel

Sin albarán firmado no se puede facturar: el cobro se retrasa 7–15 días.
Un albarán perdido puede convertir un pedido en incobrable.
Cada día de retraso alarga el Periodo Medio de Cobro (PMC) y consume liquidez.

Auditorías inesperadas

Reunir documentación dispersa consume hasta 10 días de trabajo del equipo.
Responder tarde a una inspección de trazabilidad puede conllevar multas de hasta 100.000 € (Reglamento CE 178/2002).
El estrés operativo paraliza recursos que deberían estar en ventas o logística.

Facturas proveedores sin control

Riesgo de pagar dos veces la misma factura.
Pérdida sistemática de descuentos por pronto pago (≈2 % de la facturación).
El estrés operativo paraliza recursos que deberían estar en ventas o logística.

Devoluciones manuales y sin trazabilidad

El proceso de devolución consume tiempo de los comerciales que podrían dedicar a vender.
Costes de logística inversa duplicados (ida y vuelta).
Pérdida total del margen en productos perecederos.

Costo de licencias y herramientas aisladas

OCR, firma electrónica y archivado contratados como servicios separados.
Múltiples proveedores → múltiples contratos y costes duplicados.
Herramientas no integradas que generan silos y más horas de gestión manual.

Un cerebro documental para tu operativa

DOC360 no reemplaza tus sistemas existentes (ERP, SGA), sino que los conecta y potencia actuando como una plataforma documental inteligente que automatiza los flujos de trabajo y garantiza trazabilidad legal.

Integración con tus sistemas actuales
Automatización de procesos documentales
Trazabilidad completa de todos los documentos

Diagrama de DOC360 integrando ERP, CRM y sistemas de almacén

El impacto es inmediato y medible

Facturación en el mismo día

Los albaranes firmados en móvil se convierten automáticamente en factura.
Se elimina la espera de 7–15 días por documentos en papel.
Reduce devoluciones y disputas al vincular cada factura con el albarán firmado.

Reducción de trabajo manual

Captura automática de pedidos y facturas mediante IA + OCR.
80 % menos tiempo en teclear, verificar y archivar documentos.
El equipo administrativo se libera para tareas de mayor valor, no para re-procesos.

Listo para auditorías

Archivo legal inmutable con sello eIDAS y trazabilidad total.
Búsqueda semántica que localiza cualquier documento en menos de 5 segundos.
Auditorías que antes tomaban 10 días se preparan en horas, sin estrés ni riesgo de sanciones.

Retorno de Inversión Garantizado

La inversión en DOC360 se amortiza en menos de 3 meses gracias a la eficiencia operativa y a su precio competitivo.

80%

Reducción en tiempo de gestión documental

Calcula tu ahorro potencial

Descubre cuánto podrías ahorrar con DOC360 en tu operación

Facturas de proveedores mensuales

Facturas a clientes mensuales

Auditorías anuales

Tu ahorro estimado anual

Facturas proveedores

€0

Facturas clientes

€0

Auditorías

€0

Ahorro total anual

€0

Compras: incluye captura manual de datos, validación, conciliación, contabilización, alertas de duplicados/diferencias y archivo.
No incluye: descuentos por pronto pago ni reducción de compras urgentes (cálculo conservador).
Ventas: incluye entrada de pedidos sin estándar, albaranes en papel sin firma digital, facturación, conciliación manual, devoluciones evitables y archivado.
No incluye: disputas con clientes ni costes de oportunidad. Se añade +10 días de retraso en PMC por albaranes físicos.
Auditorías: incluye búsqueda de documentos, control de versiones, verificación de cláusulas y archivo de evidencias.
No incluye: sanciones regulatorias ni costes por paradas operativas.

Implementación acompañada en 3 pasos

1

Piloto Ágil (4 a 8 semanas)

Validar la solución con tus documentos sin costo ni riesgo financiero.

2

Despliegue Guiado (2-3 semanas)

Extender la solución progresivamente con capacitación personalizada.

3

Soporte y Mejora Continua

Asegurar un ROI sostenido y evolución constante del servicio.

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Descubre cómo DOC360 puede ayudarte a mejorar tu eficiencia operativa y liquidez.

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